MANAJEMEN PENGANTAR PEMBUATAN KEPUTUSAN

TUGAS KELOMPOK

MANAJEMEN PENGANTAR

(PEMBUATAN KEPUTUSAN)

Disusun oleh:

Deashara Ayrien Hayuwari 12803244014

Ella Coraima Dewi 12803244016

Habibie Bagus Sambadi 12803244018

FAKULTAS EKONOMI

PENDIDIKAN AKUNTANSI (B1)

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

2012

PEMBUATAN KEPUTUSAN

1.      Pengertian

            Pembuatan keputusan adalah bagian kunci kegiatan manajer, kegiatan ini memainkan peranan penting terutama saat manajer melaksanakan fungsi perencanaan. Dalam proses perencanaan manajer memutuskan tujuan-tujuan organisasi yang akan dicapai, sumber daya yang digunakan dan siapa yang akan melaksanakan setiap tuas yang dibutuhkan.

            Pembuatan keputusan (decision making) menggambarkan proses serangkaian kegiatan yang menyelesaikan suatu masalah tertentu. Dalam hal ini akan dibahas proses pembuatan keputusan manajerial yang efektif, dengan menekan pembuatan keputusan formal, dengan analisa perencanaan dan pembuatan keputusan yang dilengkapi dengan pembahasan beberapa metode kuantitatif yang dapat digunakan untuk meningkatkan efektivitas pembuatan keputusan.

2.      Tipe keputusan

Seorang manajer akan membuat keputusan yang berbeda-beda sesuai perbedaan kondisi dan situasi. Salah satu metode pengklasifikasian keputusan yang banyak digunakan adalah menentukan apakah keputusan itu diprogram atau tidak? Suatu keputusan dapat dibedakan antara keputusan yang dibuat dibawah kondisi kepastian dan ketidakpastian serta resiko.

 Keputusan-keputusan yang diprogram (programmed decisions) adalah keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur. Misalnya manajer tidak perlu memikirkan penetapan gaji karyawan baru, karena organisasi pada umumnya mempunyai skala gaji untuk semua posisi, manajer juga tidak perlu memikirkan masalah harian yang akan dihadapi karena prosedur untuk enangani maalah rutin telah tersedia.

            Keputusan-keputusan yang tidak di program (non programmed decisions) adalah keputusan yang berkenaan dengan masalah-masalah khussus khas atau tidak biasa. Masalah yang memerlukan keputusan-keputusan yang tidak di program antara lain: cara pengalokasian smberdaya organisasi, penanganan lini produk yang jatuh dipasaran atau cara perbaikan hubungan masyarakat. Semakin tinggi kedudukan dalam hierarki oranisasi dibutuhkan kemampuan untuk membuat keputusan-keputusan yang tidak diprogram.

            Keputusan-keputusan dengan kepastian, resiko dan ketidak pastian seorang manajer membuat keputusan adalah bagi kegiatan yang akan dilaksanakan dan tujuan yang akan dicapai di waktu yang akan datang. Pembuatan keputusan ini menyangkut berbagai aspek yang tidak dapat diketahui dan sulit diperkirakan seperti, reaksi pesaing tertentu atau tingkat inflansi tiga tahun mendatang.

            Dalam kondisi kepastian (certainty), manajer mengetahui apa yang akan terjadi di waktu yang akan datang, karena terjadi informasi yang akurat, terpercaya dan dapat diukur sebagai dasar keputusan.          Dalam kondisi resiko (risk), manajer mengetahui besarnya probabilitas disetiap kemungkinan hasil, tetapi informasi lengkap tidak tersedia. Sedang kondisi ketidak pastian (uncertanty), manajer tidak mengetahui probabilitas bahkan mungkin tidak mengetahui kemungkinan hasil-hasil. Kondisi-kondisi ketidak pastian umumnya menyangkut keputusan kritis dan paling menarik.

3.      Proses pembuatan keputusan

Manajer harus membuat keputusan dengan metode informal untuk memberikan pedoman bagi mereka contohnya, manajer dapat menggantungkan pada tradisi dan membuat keputusan yang sama seperti yang dibuat untuk masalah atau kesempatan serupa di waktu yang lalu. Manajer juga dapat menarik wewenangnya dan membuat keputusan berdasarnasihat dari seorang ahli (manajer atasannya). Akhirnya dapat menggunakan pemikiran a priorit yaitu, mereka membuat anggapan ahwa menyelesaikan masalah yang paling logik dan jelas adalah yang paling benar.

Seorang manajer dalam membuat keputusan menggunakan pendekatan rasional intelektual dan sistematik. Hal ini akan lebih berhasil dinding para manajer yang menggunakan pendekatan informal. Proses dasar pembuatan keputusan rasional mencakup identifikasi dan diagnosa masalah, pengumpulan dan analisa data yang relevan, pengembangan alternatif,penilian, pemilihan, implementasi keputusan dan evaluasi terhadap hasil-hasil.

4.      Pohon keputusan dan pembuatan keputusan

Pohon keputusan (decision tree) dikembangkan untuk membantu manajer membiuat keputusan yang melibatkan peristiwa peristiwa ketidakpastian. Pohon keputusan merupakan alat yang mengambarkan grafik kegiatan yang dapat diambil dan hubungan kegiatan kegiatan dengan peristiwa yang akan datang. Penggunaan pohon keputusan dapat mengurangi kekacauan potensial dalam suatu masalah kompleks dan memungkinkan manajer menganalisa masalah secara rasional. Pohon keputusan juga dapat membantu manajer mempertimbangkan keputusan keputusan mereka dengan cara yang logik dan lebih memperhatikan perkiraan hasil hasil dari keputusan mereka.

5.      Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan

Dalam pembuatan keputusan keterlibatan bawahan sangat penting dilakukan baik secara formal (kelompok) maupun nonformal. Dalam pembuatan keputusan kelompok manajer merasa keputusan yang dibuat kelompok lebih efektif karena mereka memaksimumkan pengetahuan yang lain. Kebaikan dan kelemahan pembuatan keputusan kelompok, antara lain :

1.      Kebaikan :

a.       Dalam pengembangan tujuan kelompok memberikan jumlah pengetahuan yang lebih besar.

b.      Dalam pengembangan alternatif usaha individual para anggota kelompok dapat memungkinkan pencarian lebih luas dalam berbagai bidang ungsional organisasi.

2.      Kelemahan:

a.         Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu, sebagaisalah satu sumber daya organisasi, keputusan kelompok sangat memakan biaya.

b.         Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efisien bila keputusan harus dubuat dengan cepat.

Karakteristik berbagai situasi keputusan

Perihal keterlibatan para bawahan dalam pembuatan keputusan telah dipelajari beberapa teoritisi dan konsultan. Dua peneliti, vroom dan Yetton telah mengembangkan suatu pendekatan pohon keputusan (decision tree approach) untuk mengidentifikasi gaya keputusan optimum tertentu yang sesuai dengan situasi tertentu. Karakteristik pokok suatu situasi keputusan yang dikemukakan oleh Vroom dan Yeton adalah sebagai berikut :

1.      Adakah persyaratan kualitas dimana suatu penyelesaian llebih rasional dibanding yang lain?

2.      Apakah manajer mempunyai informasi cukup untuk membuat keputusan yang berkualitas tinggi?

3.      Apakah situasi keputusan terstruktur ?

4.      Apakah penerimaan keputusan para bawahan merupakan faktor kritis implomentasi efektif keputusan?

5.      Adakah kepastian yang layak bahwa keputusan akan diterima para bawahan bila manajer membuat keputusan sendiri?

6.      Apakah para bawahan manajer menyebarkan tujuan organisasiuntuk dicapai bila masalah dipecahkan?

7.      Apakah penyelesaian yang disukai akan menyebabkan konflik diantara para bawahan.

Gaya Pembuatan Keputusan

Ada lima gaya yang paling umum, yaitu:

A.    manajer membuat keputusan sendiri, dengan informasi yang ada pada waktu tertentu.

B.     Manajer mendapat informasi yang diperlukan dari para bawahan kemudian menentukan keputusan yang sesuai.

C.     Manajer membicarakan masalah dengan para bawahan secara individual dan mengumpulkan gagasan-gagasaan dan dan saran-saran tanpa mengikut sertakan bawahan dalam satu kelompok.

D.    Manajer membicarakan  situasi masalah dengan para bawahan dan mengumpulkan gagasan-gagasan dan saran-saran mereka dalam suatu kelompok.

E.     Manajer membicarakan situasi keputusan dengan para bawahan sebagai suatu kelompok dan kelompok menyusun dan memiliki alternatif-alternatif.

2.      Metoda-Metoda Kuantitatif Dalam Pembuatan Keputusan

Dalam perencanaan pembuatan keputusan manajer tidak dapat hanya menggantungkan pada intuisinya saja, tetapi mereka memerlukan bantuan berbagai teknik dan peralatan kuantitatif. Berbagai teknik dan peralatan kuantitatif telah dikembangkan lebih dari 40 tahun yang lalu, dan dikenal sebagai teknik-teknik “managemen science” dan “operation reasearch”, selanjutnya digunakan dengan istilah riset operasi (operations research).

Riset operasi bermaksud untuk menggambarkan,memahami dan memperkirakan atau meramal berbagai sistem yang kompleks dari kehidupan manusia dan peralatan. Tujuan riset operasi itu sendiri adalah untuk menyediakan informasi yang akurat sebagai dasar pembuatan keputusan. Teknik-teknik ilmiah dan matematik juga digunakan untuk membangun model-model yang meramal perubahan-perubahan dalam lingkungan, memperkirakan hasil-hasil kegiatan, dan mengevaluasi hasil-hasil. Pemilihan dan penerapan teknik bukanlah hal yang mudah, oleh karena itu manajer harus cukup menguasai riset operasi untuk dapat memilih pendekatan yang tepat bagi organisasinya atau mengkomunikasikannya dengan staf profesional.

Ciri-ciri riset operasi:

1.      Terpusat pada pembuatan keputusan.

2.      Penggunaan metode ilmiah.

3.      Penggunaan model matematik.

4.      Efektivitas ekonomis.

5.      Bergantung pada komputer.

6.      Pendekatan tim.

7.      Orintasi sistem.

Tahap-tahap pendekatan riset operasi:

1.      Diagnosa atau identifikasi masalah.

2.      Perumusan masalah.

3.      Pembuatan model.

4.      Analisa model.

5.      Implementasi penemuan.

8.      Berbagai model dan Teknik Riset Operasi

Para ahli manajemen menggunakan model matematik dalam proyek riset operasi. Model ini digunakan karena dapat diubah-ubah dengan biaya yang murah dan dengan ketepatannya.model matematik mensyaratkan bahwa semua elemen-elemen penting dan hubungan sebab akibat suatu masalah ditentukan. Dalam pengembangan riset operasi harus mencerminkan kenyataan, agar dapat menghasilakan kesimpulan yang tepat (tidak salah atu menyimpang).

            Ada sejumlah model yang digunakan dalam riset operasi, pembedaan yang dibuat adalah model normatif dan model deskriptif. Model normatif menggambarkan apa yang seharusnya dilakukan, menyajikan kepada manajer penyelesaian terbaik. Model deskriptif menggambarkan segala sesuatu sebagaimana adanya. Memberi informasi yang dibutuhkan manajer untuk membuat keputusan dan tidak menawarkan penyelesaian masalah, tetapi saran apabila terjadi perubahan variabel-variabel masalah.

      Program linear (linear programing) yaitu suatu peralatan riset operasi yang digunakan untuk memecahkan masalah dengan jawaban yang terbaik dari serangkaian alternatif. Model program linier termasuk model normatif, karena mencari penyelesaian optimum. Model ini dapat diterapkan dalam berbagai operasi bisnis dan industri untuk mendapatkan nilai maksimum, misalnya penetapan keluaran mesin maksimum dancampuran produk terbaik.

Teori antrian merupakan garis tunggu untuk dilayani. Teori ini dikembangkan untuk membantu para manajer dalam memutuskan berapa panjang garis tunggu yang dapat ditrima. Teori antrian  memungkinkan pembuatan suatu keputusan yang akan menyeimbangkan total biaya yang timbul karena individu harus menunggu untuk dilayani. Teori antrian ini merupakan peralatan (sistem) pengelolaan yang menguntungkan bagi organisasi yang mempunyai masalah-masalah garis tunggu.

Analisa network yaitu suatu peralatan manajerial yang dikembangkan untuk membantu manajemen dalam perencanaan, pengawasan dan penjadwalan proyek-proyek yang relatif kompleks dan tidak rutin. Ada dua jenis model network yang terkenal yaitu PERT (Program Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Method). PERT banyak digunakan untuk merencanakan dan mengawasi program-program penelitian dan pengembangan, sedangkan CPM biasanya digunakan dalam proyek-proyek kontruksi.

Teori permainan (game theory) yaitu suatu pendekatan matematik untuk membuat model persaingan antar pihak-pihak yang berkepntingan. Dikembangkan untuk menganalisa proses pembutan keputusan dalam berbagai situasi yang melibatkan konflik. Teori permainan membantu para manajer yang sedang bersaing dalam pengembanganstrategi yang akan memberikan kombinasi manfaat tinggi dengan  biaya yang rendah. Teori permainan ini baru dikembangkan untuk masalah yang sederhana dalam perencanaan dan strategi, tetapi belum dikembangkan sebagai pedoman kuat bagi semua masalah.

Model rantai markov (markov chains) adalah suatu teknik matematik yang berguna untuk pembuatan model berbagai sistem dan proses bisnis.  Model ini digunakan untuk memperkirakan perubahan-perubahan di waktu yang akan datang dalam berbagai variabel dinamik berdasarkan perubahan-perubahan di waktu yang lalu. Ini memungkinkan para manajer menganalisa kejadian-kejadian secara matematik yang terjadi dalam waktu yang berurutan.

Programasi dinamik (dynamic programming) merupakan sekumpulan teknik programasi matematik yang digunakan untuk membuat keputusan yang bertingkat-tingkat (multistage). Tujuan dari programasi dinamik adalah untuk mengoptimumkan (maksimum atau minimum) dari keseluruhan keputusan-keputusan yang berurutan yang saling berhubungan sepanjang periode tertentu.

Simulasi, yaitu kegiatan pelaksanaan percobaan-percobaan dengan suatu model (bukan kehidupan nyata) dalam berbagaicara teratur dan direncanakan. Model simulasi dirancang untuk masalah-masalah yang terlalu kompleks bila digambarkan atau dipecahkan dengan persamaan-persamaan matematik standar. Aplikasi Teknik-teknik Riset Operasi

Dalam praktek manajerial teknik-teknik riset operasi yang sering ditetapkan ada delapan jenis masalah, yaitu :

1.      Persediaan, memenumasalah ini paling tepat dipecahkan dengan teknik riset operasi karena menyangkut penyeimbangan tujuan yang saling bertentangan antara biaya pemesanan dan biaya penyimpanan produk .

2.      Alokasi, dalam hal ini terdapat dua jenis masalah alokasi

a.       Sekumpulan sumberdaya tertentu yang dapat di kombinasikan dengan cara-cara yang berbeda untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.

b.      Sumberdaya yang tidak cukup untuk melaksanakan semua pekerjaan yang diinginkan manajer, dapat diatasi dengan mencari kombinasi antar produk yang saling menguntungkan.

3.      Antrian, hal ini menyangkut perancangan berbagai fasilitas untuk memenuhi permintaan akan pelayanan.

4.      Pengurutan, hal ini ada saat manajer harus memutuskan kedalam urutan bagaimana bagian-bagian pekerjaan akan dilaksanakan.

5.      Routing( penaklukkan), hal ini ada saat manajer harus memutuskan kapan bagian-bagian suatu pekerjaan dilaksanakan.

6.      Penggantian, hal ini ada saat manajer harus memutuskan secara tepat untuk mengganti suatu barang setiap kali rusak atau menunggu sampaisejumlah barang rusak kemudian menggantinya.

7.      Persaingan, dalam hal ini masalahnya adalah bagaimana menemukan strategi dan keputusan yang akan meminimumkan kehilangan di pihak lain.

8.      Pencarian, dalam hal ini masalahnya adalah mencari keseimbangan yang tepat antara pengadaan informasi yang cukup dan menekan biaya pengumpulan informasi.

Kebaikan penggunaan riset operasi, yaitu :

1.      Memungkinkan untuk memerinci suatu masalah kompleks dan berskala besar menjadi lebih kecil sehingga mudah untuk di diagnosa.

2.      Dalam penyusunan model riset operasi akan menghasikan suatu keputusan yang baik.

3.      Teknik riset operasi sangat membantu dalam penilaian alternatif dan pembuatan pilihan yang tepat.

Keterbatasan teknik riset operasi, antara lain :

1.      Proyek riset operasi memakan biaya yang mahal.

2.      Riset operasi tidak dapat diterapkan secara efektif dalam banyak situasi.

3.      Riset operasi mudah terpisah dari kenyataan.

Masalah-masalah pendekatan riset operasi menurut Grayson (seorang manajer dengan latar belakang pendidikan manajemen science) diantaranya :

1.      Kuranganya waktu

2.      Ketiadaan data

9.      Masalah-masalah Penggunaan Pendekatan Riset Operasi

            Riset operasi telah digunakan secara sukses untuk memecahkan masalah-masalah dalam berbagai perusahaan, organisasi sosial (non profit) dan pemerintahan penemuan riset operasi tidak selalu diterapkan. C. Jacson Grayson mengemukakan alasan mengapa banyak manajer tidak menggunakan teknik-teknik riset operasi:

1.      Kekurangan waktu

2.      Ketiadaan data.

3.      Penolakan terhadap perubahan

4.      Waktu tanggapan lama

5.      Penyederhanaan yang berlebih-lebihan (oversimplification)

Grayson menyarankan agar para ahli riset operasi menjadi lebih sensitif terhadap presepsi, kebutuhan, pengharapan, tekanan, keterbatasan waktu dan lingkungan nyata para manajer, bila ingin mendapatkan dampak nyata dalam kehidupan nyata para manajer dan bila tidak mereka akan kehilangan nilai. Mereka juga perlu mencoba memasukkan informasi penting dalam model-model mereka walaupun tidak dapat dikuantifikasikan. Manajemen puncak organisasi juga harus mengambil langkah untuk membantu para ahli riset operasi menjadi lebih berorientasi pada dunia nyata.

Penyebaran para ahli riset operasi di semua departemen tidak dikelompokkan dalam departemen yang di desentralisasikan, agar dapat menjadi lebih dekat dengan manajemen lini dan menghasilkan penyelesaian yang lebih tepat dengan biaya yang lebih murah dengan laba yang besar.

Pedoman Penggunaan Efektif Riset Operasi

Wagner mengemukakan bahwa program-program riset operasi akan paling berguna dengan meliputi delapan unsur berikut:

1.             Dukungan manajemen puncak

Berkepentingan untuk memberi pemenuhan kebutuhan organisasi secara keseluruhan (bukan hanya satu bagian).

2.             Tanggungjawab

Manajer akan terlibat secara aktif dan lebih mudah mengabaikan penemuan-penemuan riset operasi apabila tanggungjawab program diletakkan pada staf riset.

3.             Partisipasi manajer

Model-model operasi lebih realistik dan penyelesaian yang disarankan akan lebih berguna.

4.             Penggunaan kebijakan manajerial

Menghindarkan proyek riset operasi berjalan pada jalur yang salah dan membuat penyelesaian-penyelesaian yang ditawarkan riset operasi lebih terbuka.

5.             Pengumpulan data secara cepat

Memperpendek waktu proses riset operasi, sehingga membuat lebih berguna dan efisien.

6.             Aspek-aspek teknik tidak dibiarkan mendominasi

Mempertimbangkan aspek-aspek suatu masalah yang sulit diukur.

7.             Persiapan untuk kesulitan-kesulitan awal

Bila dalam persiapannya masalah-masalah diantisipasi , maka efektivitas tidak akan terganggu.

8.             Penyimpanan laporan secara akurat

Mempermudah penggunaan bagi pemecahan masalah-masalah serupa di masa mendatang.